DRE gerencial: o que olhar todo mês antes de decidir

Todo mês o contador manda a DRE. Muitos donos de empresa olham a primeira linha, o faturamento, depois a última, o lucro, e arquivam o resto. É compreensível: o relatório vem cheio de nomes técnicos, chega semanas depois do fechamento e parece feito para outra pessoa. E, de certa forma, foi mesmo.

A boa notícia é que dá para usar os mesmos números de um jeito muito mais útil para quem decide. É isso que chamamos de DRE gerencial.

Contábil e gerencial não são a mesma coisa

A DRE contábil segue as regras fiscais e societárias. Ela agrupa as contas do jeito que a legislação pede e, em muitas empresas, só fica pronta semanas depois do fim do mês. É obrigatória e precisa existir, mas não foi pensada para orientar decisões do dia a dia.

A DRE gerencial usa os mesmos lançamentos com outra lógica. Ela separa o que varia com as vendas do que é fixo, mostra a margem de contribuição e fica pronta nos primeiros dias do mês seguinte, a tempo de corrigir o rumo. Ela não substitui a contábil. As duas convivem, e qualquer diferença entre elas precisa ter uma explicação clara.

O faturamento mostra quanto a empresa vendeu. A DRE gerencial mostra quanto sobrou e por quê.

A estrutura que funciona para a pequena empresa

A ordem das linhas importa, porque cada subtotal responde a uma pergunta diferente:

• Margem de contribuição: quanto sobra de cada venda depois de pagar o que varia com ela, como mercadoria, impostos, comissão, taxa de cartão e frete.
• Resultado operacional: se essa sobra é suficiente para pagar a estrutura fixa da empresa, como salários, aluguel e sistemas.
• Resultado líquido: quanto fica depois dos juros e das tarifas bancárias.

A Tabela 1 mostra dois meses de uma empresa hipotética organizados assim.

Item	Mês 1	Mês 2
Receita bruta	200.000	230.000
Impostos sobre vendas e devoluções	−16.000	−18.400
Custos variáveis (mercadoria, comissões, cartão, frete)	−94.000	−128.600
Margem de contribuição	90.000	83.000
Margem de contribuição (% da receita bruta)	45,0%	36,1%
Despesas fixas (pessoal, pró-labore, aluguel, sistemas)	−70.000	−72.000
Resultado operacional	20.000	11.000
Resultado financeiro (juros e tarifas)	−4.000	−4.000
Resultado líquido	16.000	7.000

Fonte: elaborado pela Farol Consultoria. Valores hipotéticos, empresa do Simples Nacional, com o imposto calculado sobre a receita.

No Mês 2, a receita cresceu 15% e o resultado caiu mais da metade. Quem olhasse só o faturamento comemoraria o mês. A explicação está na margem de contribuição, que passou de 45% para 36,1% da receita. As vendas extras vieram com desconto e concentradas em produtos que deixam menos dinheiro. A empresa trabalhou mais para ganhar menos.

Os cinco números para conferir todo mês

• Receita: compare com o mês anterior e com o mesmo mês do ano passado. A segunda comparação separa crescimento de verdade do efeito da época do ano. Dezembro sempre vende mais que novembro, mas vendeu mais que o dezembro passado?
• Margem de contribuição em percentual: é o primeiro sinal de desconto demais, aumento de custo do fornecedor ou mudança no que está sendo vendido. Se ela cai, vender mais pode não compensar.
• Despesas fixas, em reais e em percentual da receita: elas sobem aos poucos, um sistema novo aqui, uma contratação ali, e quase nunca voltam a cair sozinhas.
• Ponto de equilíbrio: divida as despesas fixas pela margem de contribuição percentual. O resultado é quanto a empresa precisa faturar para não ter prejuízo. No exemplo, ele subiu de cerca de R$ 156 mil para quase R$ 200 mil, e a folga entre o faturamento e esse mínimo caiu de 22% para 13%.
• Resultado operacional: mostra se a operação se paga antes dos juros. Quando o operacional é positivo e o líquido é negativo, o problema está na dívida, não no negócio.

Cuidados para o número ser confiável

Uma DRE gerencial só ajuda se os números forem honestos. Três ajustes evitam as distorções mais comuns.

O trabalho dos sócios entra como custo. Se você trabalha na empresa, o seu trabalho tem valor, e ele deve aparecer como pró-labore nas despesas fixas, mesmo quando a retirada é informal. Sem isso, a margem parece maior do que é, e você pode estar comemorando um lucro que, na verdade, é o seu salário.

Contas pessoais ficam de fora. Escola dos filhos, mercado de casa e combustível do carro da família não são despesas da empresa, mesmo que tenham sido pagos pela conta dela. Misturar as duas coisas é o jeito mais rápido de perder a noção de quanto o negócio realmente dá.

Cada coisa no seu mês. Receitas e despesas entram no mês em que aconteceram, não no mês em que o dinheiro se moveu. Por isso a DRE gerencial deve ser lida ao lado do fluxo de caixa, como explicamos em Lucro não é caixa.

Uma rotina que cabe na agenda

Não precisa virar um projeto. Uma rotina simples já faz diferença:

• Feche a DRE gerencial até o dia 10 do mês seguinte.
• Compare com o mês anterior e com o mesmo mês do ano passado.
• Para cada variação grande, anote a causa em uma frase. "Margem caiu porque demos 15% de desconto na promoção" já é uma informação valiosa.
• Só então decida sobre preço, equipe ou investimento.

Depois de três ou quatro meses, você começa a enxergar padrões que antes passavam despercebidos: o produto que vende muito e deixa pouco, a despesa que cresce sem ninguém perceber, o mês do ano que sempre aperta.

Perguntas frequentes

Preciso de um sistema caro para fazer a DRE gerencial?

Não. Uma planilha bem organizada resolve para a maioria das pequenas empresas. O que importa é classificar cada receita e despesa do jeito certo e manter a rotina todo mês.

Quem deve fazer a DRE gerencial, o contador ou a empresa?

Pode ser qualquer um, desde que alguém se responsabilize. Muitos escritórios de contabilidade não oferecem a versão gerencial, e tudo bem. A empresa pode montar a sua com os mesmos dados ou contar com uma consultoria para estruturar o modelo na primeira vez.

De quanto em quanto tempo devo olhar a DRE gerencial?

Uma vez por mês é o mínimo. Empresas com margem apertada ou em crescimento rápido ganham muito olhando também uma prévia na metade do mês.